知道

在本课程的第一课中，我们鼓励您反思作为项目经理的各种角色和责任，我们将这些责任大致分为两类:(1)作为领导者，您必须形成并为积极、有效的项目文化做出贡献的责任;(2)作为经理，您必须维护项目的组织、安全和业务方面的责任。到目前为止，我们一直专注于你作为一名经理的工作中与你的领导技能有关的方面:对你的领导风格进行自我反思，理解促进式领导和共享决策，创建一个愿景并帮助你的项目朝着这个愿景前进，与员工、家庭和社区建立支持性的关系。在这节课中，我们将把重点转移到分解一些主要的管理职责上，并思考你可以采用什么样的组织系统来使事情有效地运行。

什么是组织系统?为什么它们很重要?

照顾幼儿的安全和福祉是一项巨大的责任。大楼里每天进进出出的人很多;工作人员要维持各种时间表;儿童和家庭的需求各不相同;基本材料、补给和食品必须提前储备和订购。作为一个项目经理，你必须注意你的计划和组织技能，以使你的项目顺利运行。如果没有一些定义明确的程序和计划来解释人员的位置，如何记录事情，以及什么时候需要在截止日期之前完成事情，那么很容易错过一些事情——这可能会导致安全问题，沟通不畅，以及作为经理的你更大的压力。当你为你的程序实施组织系统时，一定要监控程序的各个方面，以确定哪些系统运行有效，哪些需要立即注意。

组织系统是明确定义的流程和程序，用于简化和组织程序操作的各个方面。他们帮助您、员工和家属对所有确保安全、许可和质量标准的实践都有信心。程序日常操作的许多方面都可以从定义清晰的系统中受益。这可能包括组织和确保日常流程发生的系统，例如记录出勤率和安全检查，以及帮助您为定期发生的事情做准备的系统，例如订购材料、许可访问以及季度或年终预算规划。

组织系统的重要性有很多原因。系统使事情更有效率。并不是每个人都会将文书工作或预算列为他们工作中最喜欢的部分，但它们对程序的运行至关重要，必须始终保持一致。为你的组织的各个运作方面建立一个适当的系统可以节省你的时间——你可以用这些时间来从事你工作的其他重要方面，比如建立关系，探索新的想法和计划，以及规划未来。当你有一个有效运行的系统时，你应该花更少的时间来解决问题或处理与儿童记录、许可文件或预算相关的最后一刻的问题或错误。

系统对于安全和问责制很重要。系统可以帮助您确保每个人都在同一页上，每个人都理解政策和期望，并且所有日常必需品都已到位。例如，有一个有组织的系统来收集和确认每个工作人员在雇用时的必要文件，这有助于确保每个工作人员的档案是完整的——这意味着你知道在你的大楼里照顾儿童的人是有资格这样做的，并且不会对儿童的健康或安全构成已知的风险。

你建立的系统也可以是建立员工对你作为领导者的信任和信心，以及家庭对项目照顾儿童能力的信任和信心的重要方式。你的系统应该与你的愿景和价值观保持一致。请记住，尽管系统可能看起来主要是关于组织您的工作的管理方面，但它们实际上与您如何支持员工以及如何将愿景陈述变为现实密切相关。如果你的愿景声明中包括让家庭感到受欢迎和受到重视，你就需要确保你有一个强调双向沟通的系统。如果你有一个关于员工发展的愿景或价值声明，你会希望有一个系统来确保员工拥有实现职业目标所需的材料、培训和指导。

是什么造就了一个好的系统?

不管组织系统的目的是什么，有一些关键因素需要全面考虑。系统不必是密集的或复杂的——事实上，如果它们不是最好的——它们只需要被清晰地定义和交流，以便每个人都知道他们在保持系统运行中所扮演的角色。项目管理量表(Talan & Bloom, 2011)的开发人员确定了一个系统必须具备的三个关键特征，以使其真正有效:

1. 具体的证据:这意味着有一些物理的东西被用来完成系统中的过程。这可能是为材料请求提交的表单，记录发生某些安全检查的日志，或者用于输入休假时间的纸质或在线日历，等等。这可以帮助您和员工跟踪发生了什么，并可以帮助提醒个人完成他们负责的流程的步骤。
2. 多人参与:一个系统的一个关键方面是，每个人都在协调工作，把事情做好，这样责任就不会落在一个人身上。这有助于确保一致性，并有助于确保流程按计划执行。我们都是人:人们会犯错，会忘记做事;当一个流程或系统涉及多个人员时，可以快速发现并纠正这些错误。如果您正在创建或更新一个系统，那么多人参与开发过程也很重要。如果您设计的系统没有来自他人的输入，您可能会发现没有人会持续使用该系统，从而使其无效。
3. 明确的问责过程:这意味着与系统相关联的过程或步骤是明确定义的，参与其中的每个人都知道自己的角色是什么。通常，系统的设置是这样的:一旦有人在流程中完成了他们的职责，下一个人就会收到警告，并知道要完成他们的部分。这将在您的系统中添加内置的问责检查，从而减少了作为经理不断提醒或检查员工以确保他们已经完成系统中的步骤的需要。

警告:不要陷入微观管理

虽然大量的计划和组织很重要，但你要小心，不要无意中开始微观管理。建立一套系统，明确规定你希望人们如何做事，这可能很诱人，但控制欲太强并不能向员工传达正确的信息。您的组织系统应该促进和支持其他人完成必要的任务，使事情顺利运行。虽然您希望确保定期检查并确认系统是否达到预期目的，但如果您不断检查工作人员，可能会觉得您正在试图抓住他们犯错误或忘记做某事。这会让员工觉得你不信任他们，或者不相信他们能完成自己负责的任务。

您也不希望系统过于严格。有一些事情，比如定期检查安全合规性或比率的系统，几乎没有灵活性的空间——它们需要完成，并且需要以某种方式完成，以绝对确保基本的安全需求得到满足。但对于其他事情，例如直接护理人员可能在自己的教室中使用的一些系统，或者不涉及严格的安全需求，您将需要考虑(1)如何支持员工提出他们自己的系统，既满足需求，又能发挥他们的优势和创造力(2)在项目范围内的系统中提供灵活性。定义哪些事情是不可协商的，这些事情对于确保系统满足您所设计的需求是至关重要的，然后考虑您可以在哪些方面提供灵活性。

例如，如果你希望每个教室都有一个家庭交流系统，你和老师项目的教练可以帮助工作人员考虑一些基本的标准(需要是双向的，需要有灵活性，以便家庭可以选择他们想要的沟通方式，等等)，然后鼓励工作人员提出他们认为适合他们自己的个性和偏好以及他们的课堂家庭的计划。另一个例子可能是用于提交和复习课程计划的系统。没有谈判余地的事情可能是工作人员提交计划的时间窗口，计划包括的关键组成部分，以及要求他们在新一周的前周五去找家庭。你可以在哪些方面提供灵活性?每个人都需要使用完全相同的模板或格式吗?它们需要纸质版还是电子版?它们需要以同样的方式与家人分享吗?提供灵活性，并要求员工以一种抓住他们的专业知识、团队活力和创造力的方式完成工作，可以增加他们保持投入和致力于工作的机会，并减少他们对自己课堂空间中事情如何发展无法控制的感觉，这可能会导致沮丧，感觉不到作为专业人士的价值。

什么时候需要一个系统?

大多数程序将拥有或希望拥有以下系统:

• 监督和计划预算
• 为各种目的组织和维护必要的文件和记录(检查，许可，认证，国家质量评级和改进系统)
• 安全协议和建筑程序
• 员工的日程安排(包括日常安排，休息和释放时间，以及休息时间)
• 招聘和入职新员工
• 工作人员专业发展和业绩评价

在这节课中，我们将回顾管理系统的关键组件和技巧，这些系统捕获了您作为经理角色的更多后勤方面——预算、文档、安全和建筑程序。在第五课中，我们将分解管理和支持项目人员所需的系统(调度、雇佣和入职，以及对工作人员的持续开发和评估)。

财务及预算系统

创建和管理项目预算是一件令人生畏的事情，特别是如果你没有任何商业背景就进入了管理者的角色。根据你的计划，你可能有很大的自主权来制定你的中心的预算，从为家庭设定费用到决定照顾者的工资，或者你可能在你的服务、州或联邦政策指导你大部分预算的系统内工作。一些儿童保育项目也可能在财务办公室帮助监督和跟踪大部分预算的系统中运行，包括采购和工资，但在其他项目中，中心的财政状况主要取决于中心主任，他负责许多选择和监督。作为一名新主管，你的首要任务之一应该包括理解:

• 您的项目当前的预算
• 你在你的角色中能够做出的决定类型
• 目前可用来帮助跟踪预算或购买商品的支持
• 在做预算相关的决定时，你需要咨询谁

一旦你知道了你对你的计划预算的自主权和责任的程度，这可以帮助你选择或完善你想要用来管理它的系统。在这个过程中，有许多工具和资源可以为您提供支持。建立一些系统，帮助你组织收入和支出，设定目标，完成定期的财务检查，可以帮助你确保你的财务得到负责任的管理，并可以防止你在年底预算审查时感到不知所措。一般来说，你的预算系统应该有两个目的:(1)它应该帮助你了解你的项目财务的当前状态(这意味着它可以清楚地告诉你什么是进来的，什么是出去的);(2)它应该帮助你对未来做出预测，允许你计划和制定财务目标(Kelton, 2020)。一个好的预算系统可以帮助你保持财务健康;它可以帮助你监控你是否在正确的轨道上，并预测什么时候可能出现差距，它有助于指导你的目标和策略，以缩小差距。

从哪里开始你的预算呢?

如果你对你的经理角色是全新的，重要的第一步是充分理解你的项目的财务背景。这意味着了解与预算和购yabo电子游艺买相关的任何系统，您的程序已经到位。关于现有系统，你可能想问的问题包括:

• 使用什么工具来创建和监控预算?
• 有没有追踪购买的系统?
• 新信息(购买、滞纳金等)输入和汇总的频率是多少?谁输入这些信息?
• 运营预算多长时间审查和更新一次?
• 费用收据和记录存放在哪里?
• 教职员如何提出材料或其他课堂需求的要求?
• 是否有计划信用卡或个人在课堂上购买小件物品会得到报销?这些报销申请是如何批准和处理的?

你也可以考虑要求查看过去几年的预算信息。这将帮助您了解该计划的当前财务状况:在过去三年中，您是否实现了收支平衡?有盈余还是不足?仅仅是学费就足以支付该项目的费用吗?还是需要额外的资金?在某些类别中是否存在明显的过度或不足支出模式(Lekeenan等人，2019年)。这些信息将帮助你规划下一年的预算，并考虑可以或应该在哪些方面做出改变，以使财务更加稳定，并朝着需要额外资金的项目目标努力。

一旦您对您的项目的财务状况和现有系统有了很好的了解，下一步将是考虑这些系统是否满足您监控财务状况和规划未来的需求。当建立或评估你当前的预算系统时，考虑跟踪你的计划财务的以下重要方面和过程(凯尔顿，2020;Leekeenan等人，2019;施密特,2017):

• 确保你有一个集中的文件或工具，你可以布局和分类你的每一个收入和支出来源。如果这些事情都在不同的地方进行组织和跟踪，就很难全面了解你的财务状况，也很难做出准确的预测，以创建和检查目标的进展。例如，为符合条件的家庭支付的学费、助学金、儿童保育补贴、注册费、迟取费、参加质量评级改进系统(QRIS)的资金等等，这些都是进入该计划的资金的例子，需要在一个地方跟踪和组织，以全面了解您拥有的所有资金。同样，常规费用(大楼租金、水电费、员工工资和福利)以及更可变的费用(紧急维护、会议差旅费、支付新游乐场设备的资金等)也需要跟踪。这对于准确地预测你需要多少钱来支付全年的开支是必要的。注意:这可以用特定的预算软件工具完成，但也可以用简单的电子表格完成。如果您对探索预算软件感兴趣，请参加“总监是无畏的软件消费者，在本课的参考资料部分列出。你也可以找到一个可下载的Excel电子表格，由美国儿童保育意识开发和分享。
• 想想有哪些额外的文件和相关的系统可能与你的各种收入和支出来源有关。确保您了解每种方法的任何特定需求。例如，每周出勤率通常需要收集和报告，以便获得儿童保育补贴。同样，菜单必须经过审核才能收到儿童和成人保健食品计划的付款。计划好如何连接这些重叠的任务，以节省时间或提示您记住输入某些数据或信息。
• 为自己制定一个进度表，将新信息输入到预算跟踪系统中。输入新信息的频率越高越好，理想情况是每周一次，但至少应该每月一次。你可以考虑给自己做一个清单或日历提醒，上面列出每周必须要做的与预算有关的事情(比如新买的东西、滞纳金的钱、已经存入的学费和注册费的支票)。每周输入这些信息会提示你检查一些事情，比如零用现金的使用，以及付款是否被清除，它可以帮助你快速发现问题或差异(例如错过付款或丢失的现金下落不明)。
• 想想你还需要哪些人来参与预算跟踪系统，以使其有效工作(记住，一个系统必须涉及多个人来帮助问责)。清楚地识别并传达这些期望。一些例子包括:
  • 员工需要在一定的时间内提交工资单来削减工资，以便在人力资源管理系统中得到批准和记录。
  • 项目厨师需要与您会面，计划每周或每月的菜单，以便您可以订购适当的食物和饮料，并确认所有必要的营养和饮食标准和需求都得到满足。
  • 工作人员需要定期检查基本的供应库存，以便在一些东西用完之前提前下订单。
  • 工作人员需要提交课堂新材料的申请，以便您可以审查、批准、订购并将数据输入预算跟踪系统。
  • 你和领导团队需要每季度审查预算，以决定需要做哪些调整，讨论即将到来的成本或预期的招生变化，规划专业发展，制定明年的招生目标，等等。

拥有一个跟踪资金进进出出的系统只是预算难题的一半。你还需要一个向前看、准确规划、制定并实现你的财务目标的过程。一旦你的跟踪系统中有了几个月的信息，你就可以使用软件工具或电子表格中的计算来预测你一年会花多少钱，以及你预计会赚多少钱。有了这些预测，你就可以知道你每个月是否能支付所有的费用。如果你发现你无法支付所有计划的费用，或者你有一个需要额外资金的目标(比如雇佣一个额外的工作人员或派遣工作人员参加一个全国性的会议)，你可以计划如何弥补这些缺口。当你使用预算电子表格或软件工具时，你可以看到你可以调整哪些类别来释放更多的资金并实现你的目标。这可能包括(Kelton, 2020;Leekeenan等人，2019;施密特,2017):

• 检查你的招生模式，考虑是否应该更新你的营销策略，吸引更多的家庭来增加学费。看到儿童保育意识营销策划工具在本课的探索部分的策略来评估和更新你的营销计划。
• 与当地组织和企业联系，以较低的成本获得材料。
• 如果你的计划允许的话，计划一些筹款机会，比如无声拍卖当地企业的捐款，或者与当地餐馆联系，举办一个家庭晚间筹款活动，其中一部分收益将用于你的计划。
• 搜索可能提供赠款资金的地方和国家基金会。资助申请将有所不同;一定要仔细阅读提案的要求，确保你明白你可以和不可以使用这些资金。资助金额可以很小，可以针对你的员工正在进行的项目(比如重新设计一个游戏空间，增加一个STEM课程，带孩子进行一次特定的实地考察)。还有更大的州和联邦资金可供探索;你可以通过搜索或联系当地的儿童保育资源和推荐机构来了解更多信息。关于这方面的更多指导可以在儿童保育意识预算资源页的提供者．

当你能很好地处理你的预算时，你可以提供更多的机会，让员工灵活地投入资金的使用，例如:

• 在你的预算计划中有意地包括足够的额外预算，让员工每个季度在他们选择的材料上花费一定的钱(除了基本的课堂和课程材料)。建立一个系统，员工可以在网上或纸质表格上填写基本信息，包括他们想要订购什么，他们将使用它做什么，以及费用。确保在这个系统中，您会收到新请求的警报，以便您可以及时查看并订购。你可以跟踪每个教室已经花了多少钱，并在季度末发出提醒，让员工知道他们有可以使用或滚动的资金。
• 提供浮动的职业发展日，员工可以提交申请，参加他们特别感兴趣或兴奋的培训，但可能不是你整个项目职业发展计划的一部分。
• 询问员工你能提供什么让他们的工作更轻松。这些可能是对空间的调整，比如一个更舒适的指定工作空间，或者一些与计划有关的事情，比如更多的休息时间或放松时间来进行专业发展或课程计划。决定如何处理盈余或确定增加资金的目标是与员工共同决策的绝佳时机。你使用资金的方式会直接影响你的员工流动率;高员工流动率不仅代价高昂，而且不利于员工士气。
• 如果你的员工流动率很高，考虑一下是否可以调整其他方面的预算，以允许你提供奖金、休假奖励或加薪。或者增加你所能提供的指导和支持的数量，以确保员工得到良好的支持，并能够感到成功，尤其是在他们刚开始工作的时候。

文件和记录保存

文书工作和更新记录可能感觉像是平凡的任务，但适当的组织和记录保存对于运行一个提供高质量护理并符合要求的项目是至关重要的许可以及认证标准。需要对文件进行组织和标记，使需要访问信息的人能够快速轻松地访问。儿童、家庭和工作人员的记录必须安全存储以保持机密性。拥有一个组织和定期更新记录的系统将大大减轻在面试中收集所需信息的负担授权访问或者准备年终报告。另一方面，没有一个明确定义的系统来组织和保存最新的记录可能会带来安全风险(例如，关于儿童用药、已知过敏或饮食限制的记录;紧急联系信息;或者是允许接送孩子的成年人名单)。

当你开始担任项目经理时，你会想要回顾项目的标准操作程序，以了解用于收集和跟踪所需文档的策略和系统。在了解和使用收集、组织和更新文档和记录的过程和系统时，需要考虑几个基本组件。首先了解您必须记录什么，为谁记录，以什么方式记录。你将被你的授权机构收集和保存各种事情的文件，包括:

• 员工的信息，如背景调查、符合最低资格要求的证据，以及完成所需培训的证据。
• 孩子和家庭信息，如联系方式、获准从学校接孩子的成年人名单，以及过敏和药物等健康信息。
• 安全演练和应急协议的记录。
• 财务记录。

关于典型文档要求的更多细节可以在VLS管理轨道的计划管理课程第一课中找到。记住许可标准并不是文档需求的唯一来源。虽然可能会有一些重叠，但其他监管机构(如认证机构)或作为QRIS参与的一部分、儿童保育补贴基金的接收等，都要求提供独特类型的文件。这些其他机构可能有特定的方式来记录某些事情。例如，国家幼儿教育协会(NAEYC)的认证要求你提供至少两份去年的员工绩效评估，以表明评估正在进行，员工有机会收到反馈并进行自我反思，这可能超出了你的要求状态．您需要与您的许可方、认证机构和任何其他监督机构联系，以确保您充分了解每个机构的要求，以及什么可以作为您达到特定标准的证据。在许可在认证访问中，某些标准将通过观察、审查作品集和审查文件进行评估。确保你知道哪些标准将通过文件审查进行评估。下面我们将回顾组织和理解多个文档需求的策略。

• 了解并明确定义谁可以访问某些记录，以及在什么情况下可以访问。例如，直接护理工作人员有权获得与儿童饮食需求有关的家庭联系信息或表格。工作人员直接查阅其同事的人事档案或家庭财务资料是不适当的。这将影响您存储记录和文档的方式和位置。例如，你可以把孩子和家庭的记录保存在前台一个上锁的文件柜里，允许访问文件的人可以很容易地访问这些文件，但把员工的个人文件锁在你的办公室里。确保存储记录的方式满足任何隐私或安全要求。例如，包含社会安全号码、财务信息或受保护的健康信息的文件应该存储在一个上锁的柜子中，或存储在有密码保护的安全计算机文件系统中。了解谁可以和不能访问某些文件还将帮助您和员工了解如何适当地处理记录请求。你的书面政策应该明确规定，如果不是孩子的法定主要照顾者要求查看孩子的记录，你会怎么做。这一过程应包括决定请求是否有效，通知儿童或青少年的法定主要照顾者并获得发布信息的签署授权，将签署的同意文件保存在儿童档案中，并在适当时让儿童或青少年参与决策过程。
• 了解记录保留时间窗口过后文件保留和处理的要求。你可能需要在一定年限内保留一定的记录。在某些情况下，还存在适当处理文档的需求或最佳实践。一些不包含敏感信息的文件可以简单地回收，而另一些则必须粉碎。与您的许可和认证机构合作，以确保您充分理解这些要求。
• 考虑哪些流程需要到位(以及谁需要参与)，以确保收集到适当的文档。参考您的程序标准操作程序，以充分了解收集和维护不同类型文档的各种流程和要求。对于像儿童和员工记录这样的东西，你可能会为每个人编译一个包含多种类型文件的文件，考虑使用封面检查表来确保问责性和完整性。例如，每个工作人员档案都可能有一个封面，上面有一份清单，列出工作人员受雇和入职时必须收集的每一份文件，如签署的合同或协议、完成基本健康和安全培训要求的证据、证书和教育要求的证据、推荐信、背景审查确认等。
• 确保您已经清楚地定义了谁负责记录事件(例如，直接护理人员负责记录孩子在操场上摔倒并刮伤膝盖的日期、时间和反应)。这包括文件是如何归档的，以及在需要时由谁来确认准确性和完整性(例如，直接护理人员将事故报告表格交给前台工作人员，前台工作人员确认表格是完整的，并为家属和儿童的档案制作一份副本，并将该文件放在儿童的记录中)。考虑为常见类型的文件制定标准化的表单，并在每个表单上包含详细的信息流和所需归档的提醒或自检。
• 考虑需要哪些流程来保持记录的更新。有些类型的记录全年不断收集和存档(例如出勤记录或受伤报告)，而其他类型的记录则更可能每季度或每年更新一次(确认家庭联系信息、更新工作人员CPR证书、工作人员完成继续教育或专业发展要求等)。创建一个计划来审查文档的完整性和准确性是关键。下面是一个示例表，说明何时应该审查和更新常见类型的记录。一定要查阅你的标准操作程序和你的许可和认证机构了解任何额外的要求或建议。考虑设置自动日历提醒，至少每月留出时间完成必要的记录检查。对于需要跨多个个体跟踪合规性的项目，例如每年的再认证或员工培训，可以考虑创建一个概述电子表格，以便在员工完成培训时定期更新和审查到期日期。这允许您在一个地方拥有所有快照，而不必频繁地查看每个文件。

每日或每周	每月	季度	每年
出席人数(儿童/青年、职员及义工)	检查随机抽样的子记录以确认完整性	正式的操场检查	确认所有孩子的档案都已由家长审阅和更新
检查任何新员工或志愿者的档案，确认所有要求都已满足，文件齐全	随机抽查工作人员和志愿者档案，以确认完整性和合规性	审查季度预算报表和文件	完成必要的消防和其他建筑检查
通过程序和操场检查安全隐患，破损的材料等。	记录和归档所需应急演练的完成情况	检查子文件和职员文件是否即将过期	记录并确认所有员工按时完成工作

程序和操场检查安全隐患，破损的材料等。文件和文件完成所需的紧急演习检查儿童和员工档案即将到期的文件，并确认所有员工都完成了规定的工作时间

管理多个文档需求

授权和授权您的程序所需的各种机构的文件和文书工作的数量可能是压倒性的。当需要创建报告或为不同机构的访问做好准备时，为了避免混乱和沮丧，可以考虑列出代理人在访问期间将审查的文件要求和文件清单。在这个主列表中，您可以指定如何满足这些需求，文档存储在哪里，谁负责收集和更新，以及安排例行更新和确认遵从性。将所有这些放在一个地方可以更容易地跟踪各机构需要收集的内容，并可用于与工作人员沟通他们收集或归档文件的职责。

下面的示例显示了这可能是什么样子(注意，作为示例，这个表只显示了“家庭和子文件”类别下的几种类型的文档;您需要确保这个列表是全面的，并且代表了您的程序所需的所有文档)。

安全及建筑程序

作为一名经理，你有责任清楚地告诉大楼里的所有成年人在紧急情况下该做什么。你还负责进行和促进例行检查，以确保风险预防措施到位。在这两种情况下，向工作人员及其家属明确传达的组织制度都是必不可少的。制定计划能让每个人都更有安全感，也能帮助成年人和孩子在压力大的情况下尽可能保持冷静。关于创建风险管理和应急准备计划的推荐实践的详细信息，请参见安全环境课程在VLS管理轨道．以下是你可以采取的一些步骤，以确保你的计划得到良好的沟通，并确保基本的安全检查按计划进行:

• 检查程序的标准操作程序、书面政策和应急计划，以确保您对与每个程序相关的流程有全面和完整的理解。
• 审查员工手册，确认每个安全程序和系统(非过渡时期和过渡时期的比率和监督遵守情况，疏散程序，紧急程序)清楚地概述了每个场景中的指挥链，每个场景中每个人的责任，完成程序的步骤，以及确认程序执行的文件要求。
• 确认在教室和建筑的相关区域有可视化和日志表，以支持员工记住和完成安全程序的必要步骤和文件。
• 在你的日历上留出时间(在不同的日期和时间)，有意识地观察工作人员(在过渡时期和非过渡时期)使用面对面的方法进行比例检查，清洁和消毒程序，使用设备等。这些观察可以让您发现在理解和应用程序方面的差距，并立即提供支持，防止安全风险。与工作人员定期审查政策和规程。
• 创建一个程序文档文件，在其中保存建筑检查报告的记录，所需的紧急演习日志(日期、时间、演习类型、注意事项)，完成的检查清单，显示已进行的定期安全和健康检查。这些文件将在执行期间进行审查，并应立即查阅和整理，并显示执行所需安全预防措施和风险管理计划的日期和时间。
• 使用日历提醒至少提前两周通知你即将到来的截止日期或期限，如消防检查或紧急演习。确保还包括提醒你每周或每月进行安全、健康和卫生检查的提醒。这将帮助您确保您定期完成并记录这些检查，并且您没有错过任何检查报告过期的截止日期。
• 计划好什么时候检查你的灾难和应急计划(这应该每年完成一次)。当您完成评审时，记录与您一起评审的人，何时完成评审，以及进行了哪些更新或更改。在你的程序记录中存档。

监督与支持

观看下面的视频，听项目经理分享他们的经验和想法:(1)建立组织系统的重要性，以及他们如何有意地规划系统，帮助员工感到受到重视和安全，以及(2)保持每日、每周、每月任务的战略，以支持他们的预算、文件编制和安全系统。

如果你是一个新的项目经理，下面是一些策略，以支持你建立必要的组织系统，以成功地运行你的项目。对于经验丰富的项目经理来说，考虑这些策略以及项目当前的组织系统是否可以改进可能会有所帮助。

• 入职前30天:
  • 审查你们项目的标准操作程序，并与主管会面，审查与预算、记录保存和安全审查相关的现有组织系统。
  • 审查与您的许可和认证机构相关的标准和要求。
• 入职前60天:
  • 为你(或其他指定的工作人员)必须执行的每周、每月、每季度和每年的任务创建清单和提醒，以监控和更新你的预算、记录和安全程序。
  • 反思现有的系统，并与员工交谈，以了解当前系统中哪些有效，哪些无效。
• 入职90天内:
  • 审查(并根据需要修改)员工和家庭手册以及其他书面政策，以确认与所有组织系统相关的责任和程序都有明确说明，至少包括:每个系统的指挥链，每个系统中每个人的职责是什么，完成程序的步骤，以及记录或填写表格以确认程序得到执行的要求。
  • 与您的领导团队和员工一起调整现有系统，以最大限度地提高合规性和效率。